開會不是例行公事，而是帶隊前進的推力：打造高效部門週會的實戰指南

(作者:Kevin)

當會議變成一種浪費時間的例行公事，對團隊的士氣與效率都是一種損耗。這是最近一位朋友私訊我求助的困擾。他在一間中型公司任職，負責某個跨部門專案協調。前陣子原本的部門主管突然離職，營運長決定親自下來盯進度，並指派他來主持每週的部門會議。

「我根本沒主持經驗啊，」

「每次開會都拖很久，該討論的不清不楚，會後也沒人知道要幹嘛，營運長雖然沒說什麼，但我壓力很大。」

這是一個很常見的場景：主管交棒了、臨時接手的人沒準備、會議沒有共識流程、最後大家只是浪費一個小時，什麼都沒前進。

以下是我給他的建議，也分享給同樣遇到「會議亂、沒效率」困擾的朋友們——一個能真正「讓大家願意來、知道來幹嘛、會後知道要做什麼」的部門週會開法。

本週的「目標」是什麼？
部門會議不是閒聊，而是要推進工作，請在會前先想清楚：「這場會議最重要要解決的是什麼？」可以是一個決策、一個進度確認、一個協作安排。只要抓到一個核心目標，就不怕會議發散。
誰需要參加？
把會議當成「資源調度」，而不是「全員到齊」。如果某些人只是被叫來聽，但沒有發言空間或決策角色，只會造成反感。試著區分「發言人」、「旁聽者」、「需要被知會的人」，安排好會後通報即可。
列一份精簡議程表
最好用時間段清楚寫下每一段流程，如：

讓大家一目瞭然，也能事前準備。

先對焦，再討論
會議一開始，主持人要簡明說出今天的目標，例如：「今天的目標有兩個，第一是釐清行銷活動的進度，第二是決定新品上架的時間點。」
使用「滾動簡報」或「白板共筆」
讓資訊是「即時同步」的，而不是靠記憶或錄音。當大家看到會議進展、關鍵結論與待辦事項即時記錄出來，能快速聚焦與避免誤解。可以用 Notion、Google Docs 或最簡單的「白板」。
用「三段式」確認結論：是什麼、誰做、何時完成
例如：「行銷活動延後到下週五，由Amy重新排時程，週四前提供更新計畫表。」這比「那我們延後好了」具體太多，會後也方便追蹤。