從零打造！新創企業專案制度建立七步驟指南

(作者:Kevin)

很多人剛加入新創企業，聽到老闆說：「幫我建立一下專案制度」，腦中瞬間浮現：「這麼大一件事，是不是在為難我？」但其實你可以換個角度想——此時正是打造自己心目中理想企業文化與制度的好時機。

你不只是執行者，而是設計者，甚至是開創文化的第一人。
你可以設計出一套真正「好用、好懂、能執行、讓團隊更輕鬆」的工作方式。
這不只是完成任務，更是實現理想的開始。

本文將從新創特性出發，帶你透過七個實用步驟，從觀察現況、制定節奏、推動流程，到建立制度與文化共識，一步步打造出屬於這家公司的「專案制度 1.0」。

一、先了解「為什麼要做專案制度」

建立制度不是為了「看起來有制度」，而是為了解決「目前的混亂」，或預防「未來的失控」。

常見的新創痛點有：

• 每個人都很忙，但不知道誰負責什麼
  
  
• 任務常卡住，沒人發現、也沒人追蹤
  
  
• 不知道進度落後了，直到客戶抱怨才發現
  
  
• 每次產品發佈都像打仗，沒有節奏也缺回顧
  
  

因此，建立「專案制度」的目的，不是套用大企業流程，而是要解決這些具體痛點，讓團隊更有效率地完成事情。

二、先從觀察現況與「最小可行制度」開始

制度不能憑空想像，先從以下幾個方向觀察：

1. 現在有哪些類型的工作？

• 是產品開發？行銷活動？客戶專案？還是日常維運？
  
  
• 任務是持續性的？還是階段性任務？
  
  

2. 團隊人力資源有誰？

• 誰是技術主導？誰負責營運？有沒有行銷或客服？
  
  
• 是否有人熟悉Notion、Trello、Asana、Jira？
  
  

3. 目前的溝通與任務協作方式？

• 是用LINE溝通？還是Slack？開會頻率如何？
  
  
• 任務交辦方式是靠口頭？還是Google Sheet？
  
  

🔑 找出現在「最容易卡住的地方」，就是制度介入的切點。

例如：

• 如果大家常忘記任務，就先推行簡單的待辦看板；
  
  
• 如果客戶常催進度，那就設立里程碑與回報機制。
  
  

三、建立「制度1.0」：從任務看板與角色明確開始

不求完美，但求清楚、好上手。

1. 推薦制度基礎：「輕量型看板制度」

你可以使用免費工具（例如 Trello、Notion、ClickUp），設置最基本的三欄：

• 待辦 To Do
  
  
• 進行中 Doing
  
  
• 完成 Done
  
  

若需要更細分，可以加上：

• 需求確認中
  
  
• 等候他人處理
  
  
• 測試中／回報中
  
  

讓所有人每天一看就知道：

• 現在誰在做什麼？
  
  
• 哪些卡片卡住了？
  
  

2. 任務負責人明確

每張任務卡，要標註：

• 負責人（1人）
  
  
• 協作者（可多位）
  
  
• 預計完成時間
  
  
• 優先順序（High/Medium/Low）
  
  

3. 建立「任務交辦標準格式」

任務描述建議包含以下內容：

• 背景（為什麼做？）
  
  
• 任務目標（預期產出為何？）
  
  
• 交付內容（具體的檔案或結果）
  
  
• 時間限制（何時要完成？）
  
  
• 需求者／審核者（要交給誰看？）
  
  

📌 可將這些做成範本或 Notion 的樣板卡片，讓團隊可以直接複製使用。

四、導入「每週節奏」：進度追蹤與回顧

專案不是交出去就沒事，而是要定期檢視與修正。

1. 每週固定開會：建議 30 分鐘內

目的不是報告工作，而是解決問題。

可以採用以下結構：

1.快速更新各專案進度（10分鐘）

• 哪些卡片進度落後？
  
  
• 哪些任務沒有負責人？
  
  

2.障礙排除與協助需求（15分鐘）

• 誰在哪裡卡住，需要誰幫忙？
  
  

3.本週關鍵交付與提醒（5分鐘）

• 有無重要客戶交付、產品上線、營運活動？
  
  

📌 重點：會議中不解決具體任務，而是「安排解決的方式」。

2. 每月或每季度回顧

透過簡單的 Retro 回顧，討論三件事：

• 做得好的地方是？
  
  
• 可以改善的是？
  
  
• 下次應該怎麼做？
  
  

這樣的儀式不僅幫助制度優化，也強化團隊共識與歸屬感。

五、定義「專案流程」：從混亂走向穩定

建立一份共識文件，寫下專案從開始到結束的步驟。

建議專案制度流程可包含：

1.啟動前期

• 專案目標明確
  
  
• 指定負責人與團隊成員
  
  
• 確認時程與交付內容
  
  

2.執行期間

• 任務切分與分派
  
  
• 每週進度檢視
  
  
• 風險追蹤與需求變更流程
  
  

3.結案與回顧

• 成果驗收與審查
  
  
• 文件歸檔（成果報告、設計圖、代碼等）
  
  
• 問題與優化建議彙整
  
  

📌 專案流程文件不需要一開始就完美，邊走邊補，讓它成為「不斷更新」的活文件即可。

六、制度導入的關鍵：共識與信任

制度推動的難點，不在工具或流程，而在「人」。

以下三點建議：

1. 不要求一次推完、先從大家最痛的地方改起

例如：如果大家常忘記任務，就先推看板，不推OKR或WBS。

2. 與其自己制定，不如「邀請大家一起定」

制度討論會中，提出觀察後讓大家共同決定流程，比「我是制度長」更容易落地。

3. 設計「用起來有感」的制度小亮點

例如：

• 每週進度達成貼小星星
  
  
• 卡片上加上「心情貼紙」讓同事互動
  
  
• 有問題時允許快速用Emoji標註，降低溝通負擔
  
  

這些都讓制度不再像「枷鎖」，而是「輔助工具」。

七、預留未來彈性與升級空間

隨著人數成長、產品變化，制度也該升級。可預先設想以下方向：

• 是否需導入敏捷開發的 Sprint 制度？
  
  
• 是否需要引入 OKR 或 OGSM 對齊目標？
  
  
• 是否要設立專案經理或PM角色？
  
  

每三個月可以檢視一次制度，問三個問題：

1. 哪些流程是多餘的？
   
   
2. 哪些地方依然混亂？
   
   
3. 哪些成功經驗可以模組化？
   
   

在混亂中建立秩序，就是價值的開始

在新創企業中，專案制度不是為了管人，而是為了讓人彼此協作得更好。

你不需要一次建立一套龐大的制度，也不必一開始就像大企業那樣標準化。你要做的，是從觀察出發，解決問題、逐步導入、建立節奏，然後不斷根據實際情況調整優化。

制度不是死的流程，而是幫助大家活得更好的工具。

你，就是這場秩序建立的催化者。